Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016 / 679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako RODO) informuję, iż:

Dbamy o to, aby Pani/Pana dane osobowe były bezpieczne. Działamy w tym zakresie zgodnie z RODO oraz innymi obowiązującymi przepisami.

1) Administratorem danych osobowych jest:

Ontos Psyche – Gabinet Psychologiczny Maria Szczepańska,

z siedzibą: ul. Mazurska 2, 14-120 Dąbrówno (dalej Administrator).

2) W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych może Pani/Pan kontaktować się z Administratorem w następujący sposób:

listownie na adres siedziby Administratora,

telefonicznie pod numerem +48 578546656,

pod adresem e-mail kontakt@ontospsyche.pl

3) Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie:

art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, w przypadku zapytania kierowanego za pośrednictwem formularza kontaktowego, e-maila, telefonu lub SMS,

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy o świadczenie usług,

art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny (dotyczy m.in. dokumentacji związanej z zawarciem umowy i rozliczeniami księgowymi),

art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes (dotyczy ewentualnych roszczeń związanych ze świadczonymi usługami),

art. 9 ust. 2 lit. h RODO – przetwarzanie danych szczególnej kategorii związanych ze świadczeniem usług psychologicznych.

4) Zakres przetwarzanych danych osobowych może obejmować:

Anonimowe dane gromadzone automatycznie:

adres IP,

typ przeglądarki,

rozdzielczość ekranu,

przybliżona lokalizacja,

otwierane podstrony serwisu,

czas spędzony na odpowiedniej podstronie serwisu,

rodzaj systemu operacyjnego,

adres poprzedniej podstrony,

adres strony odsyłającej,

język przeglądarki,

prędkość łącza internetowego,

dostawca usług internetowych,

ł) dane demograficzne (przybliżony wiek i płeć – anonimowe, gromadzone w celach statystycznych).

Dane służą do rezerwacji wizyty, realizacji usługi, realizacji płatności, prowadzenia dokumentacji, kontaktu z Klientem:

imię (imiona) i nazwisko,

data urodzenia,

adres zamieszkania,

adres do korespondencji,

numer PESEL, a w przypadku braku numeru PESEL – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało,

numer konta bankowego,

dane kontaktowe (telefon, adres e-mail),

wizerunek (wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usług, bez rejestrowania obrazu i dźwięku),

dane szczególnej kategorii (wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług),

w przypadku gdy odbiorcą świadczeń psychologicznych jest małoletni – imiona i nazwiska przedstawicieli ustawowych oraz adresy ich miejsc zamieszkania, a w przypadku gdy odbiorcą świadczeń psychologicznych jest osoba ubezwłasnowolniona – imię (imiona) i nazwisko przedstawiciela ustawowego oraz adres jego miejsca zamieszkania.

5) Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników i Klientów w następujących celach:

Umożliwienie kontaktu – udzielanie odpowiedzi na zapytania kierowane przez Użytkownika/Klienta za pośrednictwem formularza kontaktowego, e-maila, telefonu lub SMS.

Dokonanie rezerwacji Wizyty oraz realizacja Umowy o świadczenie usług – obsługa formularzy rezerwacyjnych, potwierdzanie terminów oraz organizacja Wizyt.

Realizacja Usług psychologicznych, psychoterapeutycznych i szkoleniowo-rozwojowych – prowadzenie Wizyt stacjonarnych i na odległość.

Przeprowadzenie diagnozy psychologicznej – w tym z wykorzystaniem platform diagnostycznych (np. Epsilon).

Prowadzenie dokumentacji – gromadzenie i archiwizacja danych niezbędnych do świadczenia Usług.

Obsługa płatności i rozliczeń – przetwarzanie danych niezbędnych do realizacji płatności za Usługi oraz wystawiania dokumentów księgowych.

Utrzymanie i analiza Serwisu internetowego – zapewnienie prawidłowego działania Serwisu, obsługa formularzy oraz analiza ruchu na stronie (np. Google Analytics) w celach statystycznych i poprawy funkcjonalności. W ramach tego procesu wykorzystywane są m.in. pliki cookies.

Obsługa zgód osób niepełnoletnich – weryfikacja i przechowywanie zgód prawnych opiekunów w przypadku Klientów niepełnoletnich.

Ochrona życia, zdrowia i bezpieczeństwa – w szczególnych przypadkach (np. zagrożenie życia lub zdrowia) przekazywanie danych osobom uprawnionym lub opiekunom prawnym.

Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami – w sytuacjach spornych, jeśli zajdzie taka potrzeba.

6) Terminy przechowywania danych osobowych:

Dane osobowe związane z rezerwacją i realizacją usług będą przechowywane:

przez czas trwania umowy o świadczenie Usług,

po zakończeniu trwania umowy o świadczenie Usług przez 6 lat lub dłużej, jeśli wymagają tego przepisy prawa.

Dane osobowe zawarte w dokumentach księgowych będą przechowywane przez okres 5 lat.

W przypadku zapytania kierowanego przez Użytkownika/Klienta za pośrednictwem formularza kontaktowego, e-maila, telefonu lub SMS, dane osobowe przechowywane będą przez czas niezbędny do załatwienia sprawy, w tym do przesłania informacji o wybranych Usługach jednak nie dłużej niż przez 3 miesiące po załatwieniu sprawy. W razie konieczności obrony przed ewentualnymi roszczeniami wobec administratora okres ten może być dłuższy.

W przypadku wniesienia reklamacji przez Użytkownika/Klienta dane osobowe są przetwarzane przez czas niezbędny do rozpatrzenia reklamacji oraz nie dłużej niż przez 3 miesiące po zakończeniu postępowania reklamacyjnego chyba, że przepisy prawa nakładają dłuższy okres przechowywania danych.

W przypadku podjęcia postępowania wyjaśniającego dotyczącego ewentualnego naruszenia postanowień Polityki, Regulaminu przepisów prawa, zasad współżycia społecznego lub dobrych obyczajów, postępowania w celu dochodzenia roszczeń przez Administratora, Użytkowników/Klientów lub podmioty trzecie, obrony przed roszczeniami Użytkowników/Klientów lub podmiotów trzecich, Administrator może przetwarzać dane osobowe do czasu zakończenia postępowania oraz do upływu terminu przedawnienia roszczeń przez 3 lata, lecz w szczególnych przypadkach przewidzianych prawem okres ten może być dłuższy.

7) Odbiorcami danych osobowych będą podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa oraz podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi w zakresie hostingu, obsługi serwisu, usług IT, obsługi poczty elektronicznej, usług księgowych, usług prawnych, obsługi płatności internetowych, dostarczania platform diagnostycznych (w tym platforma Epsilon).

8) Dane osobowe będą przetwarzane w państwach trzecich tylko w niezbędnym zakresie w celu realizacji usług Administratora.

9) Dane osobowe nie będą przekazywane do organizacji międzynarodowych.

10) Dane osobowe nie będą wykorzystywane do profilowania ani automatycznego podejmowania decyzji dotyczących Użytkowników/Klientów.

11) Przysługuje Pani/Panu prawo:

dostępu do danych osobowych,

sprostowania danych osobowych,

usunięcia danych osobowych,

ograniczenia przetwarzania danych osobowych,

przenoszenia danych osobowych,

sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,

Prawo wycofania zgody – jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody,

wniesienia skargi do organu nadzorczego: Urząd Ochrony Danych Osobowych,

ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. 22 531 03 00.

Ograniczenia praw:

Powyższe prawa mogą być ograniczone na podstawie przepisów prawa, które nakładają na Administratora obowiązek przechowywania danych osobowych (np. dokumentacja księgowa, dokumentacja niezbędna do rozliczeń podatkowych, dokumentacja dotycząca dochodzenie lub obrony roszczeń).