Polityka prywatności Ontos Psyche – Gabinet Psychologiczny Maria Szczepańska

§1 Definicje

Polityka – niniejsza polityka prywatności.

Administrator – Ontos Psyche – Gabinet Psychologiczny Maria Szczepańska, ul. Mazurska 2, 14-120 Dąbrówno, NIP: 7411965004, REGON: 366073314.

W niniejszej Polityce prywatności określenia „Administrator” i „Usługodawca” oznaczają ten sam podmiot – Ontos Psyche – Gabinet Psychologiczny Maria Szczepańska, odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych Użytkowników i Klientów Serwisu oraz świadczenie usług psychologicznych, psychoterapeutycznych i szkoleniowo-rozwojowych.

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Przetwarzanie – oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Serwis internetowy (Serwis) – strona internetowa prowadzona przez Administratora pod adresem: https://www.ontospsyche.pl.

Serwis zewnętrzny – serwisy internetowe partnerów, usługodawców lub usługobiorców współpracujących z Administratorem.

Platforma diagnostyczna – platforma internetowa służąca do przeprowadzania diagnozy psychologicznej online oraz udostępniania narzędzi diagnostycznych, w tym platforma Epsilon, z której Specjalista może korzystać w trakcie świadczenia Usług.

Użytkownik – osoba korzystająca z Serwisu internetowego.

Klient – Użytkownik, który zawarł umowę o świadczenie usług lub dokonał rezerwacji wizyty. Klientem może być:

a) osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych,

b) osoba nieposiadająca pełnej zdolności do czynności prawnych pod warunkiem wyrażenia pisemnej zgody przez jej prawnego opiekuna. Oryginał zgody musi zostać skutecznie doręczony Usługodawcy. Dla osób w wieku 16-18 lat obowiązuje podwójna zgoda – zarówno osoby korzystającej z Usługi, jak i jej opiekuna prawnego,

c) przedsiębiorca – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub reprezentująca podmiot gospodarczy, korzystająca z Usługi w ramach działalności zawodowej lub biznesowej.

Specjalista – psycholog/psychoterapeuta/trener realizujący Usługę, posiadający odpowiednie kwalifikacje.

Umowa o świadczenie usług – umowa o świadczenie usług zawarta pomiędzy Usługodawcą a Klientem. Umowa może być zawarta w formie:

a) tradycyjnej – w trakcie osobistego spotkania Klienta ze Specjalistą w gabinecie stacjonarnym;

b) na odległość – w przypadku rezerwacji realizowanej za pośrednictwem Serwisu internetowego, formularza kontaktowego, e-mail, SMS lub telefonu. Umowa na odległość zostaje zawarta po przyjęciu przez Usługodawcę Rezerwacji Klienta. Przed każdą wizytą Usługodawca kontaktuje się z Klientem telefonicznie w celu ustalenia szczegółów realizacji wizyty, w tym wyboru komunikatora do wideokonsultacji lub innej formy świadczenia Usługi.

Usługa – usługa psychologiczna, psychoterapeutyczna lub szkoleniowo-rozwojowa będąca przedmiotem Umowy o świadczenie usług pomiędzy Klientem a Usługodawcą, realizowana w formie Wizyty.

Wizyta – realizacja Usługi w uzgodnionym terminie, polegająca na spotkaniu Klienta ze Specjalistą.

Wizyta może przybrać następujące formy:

a) wizyty w gabinecie stacjonarnym,

b) wizyty na odległość w formie:

wideokonsultacji – realizacja Usługi w formie zdalnego spotkania z Klientem za pośrednictwem komunikatora internetowego ustalonego z Klientem, zapewniającego możliwość interakcji w czasie rzeczywistym, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron,

konsultacji telefonicznej,

konsultacji za pośrednictwem korespondencji elektronicznej (e-mail).

Rezerwacja – proces dokonania przez Klienta wyboru terminu Wizyty u Specjalisty.

Płatność – wynagrodzenie za Usługę, które Klient zobowiązuje się uiścić zgodnie z warunkami określonymi w Regulaminie. Aktualny cennik jest dostępny w Serwisie internetowym. Płatność może być dokonana przelewem tradycyjnym, gotówką, za pośrednictwem operatora płatniczego (w tym kartą płatniczą, BLIK, przelewem online) lub innymi metodami wskazanymi przez Usługodawcę.

Regulamin – regulamin świadczenia usług przez Ontos Psyche – Gabinet Psychologiczny Maria Szczepańska.

§2 Zawartość Polityki prywatności

1. Polityka prywatności zawiera informacje dotyczące:

a) przetwarzania danych osobowych dotyczących Użytkowników/Klientów Serwisu internetowego ontospsyche.pl,

b) przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją procesu rezerwacji Wizyty poprzez formularz Umów wizytę oraz inne sposoby rezerwacji Wizyty wskazane w Regulaminie,

c) przetwarzania danych osobowych zawartych w formularzu kontaktowym online,

d) przetwarzania danych osobowych zawartych w korespondencji elektronicznej,

e) przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu, w tym plików cookies, które mogą być wykorzystywane do analizy ruchu na stronie i generowania raportów statystycznych (np. za pomocą narzędzi takich jak Google Analytics),
f) przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisów zewnętrznych, w tym platform diagnostycznych, które mogą przetwarzać dane Klientów niezależnie od Serwisu,

g) przetwarzania danych osobowych w związku z prowadzeniem dokumentacji dotyczącej przebiegu świadczonych Usług, w tym notatek z Wizyt oraz materiałów związanych z diagnozą psychologiczną,

h) przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją płatności za Usługi.

2. Polityka prywatności zawiera informacje o Administratorze danych osobowych,

3. Polityka prywatności zawiera informacje o odbiorcach danych osobowych.

4. Polityka prywatności zawiera informacje o zakresie przetwarzanych danych osobowych.

5. Polityka prywatności zawiera informacje o celach przetwarzania danych osobowych.

6. Polityka prywatności zawiera informacje o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych.

7. Polityka prywatności zawiera informacje o terminach przechowywania danych osobowych.

8. Polityka prywatności zawiera informacje o prawach Użytkowników/Klientów w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych.

9. Polityka prywatności zawiera informację na temat sposobu zmiany niniejszej Polityki.

§3 Pliki cookies

1. Serwis może korzystać z plików cookies, czyli niewielkich danych zapisywanych na urządzeniu Użytkownika w celu prawidłowego działania strony ontospsyche.pl i obsługi funkcjonalności, takich jak formularz rezerwacji wizyt.

2. Składowanie, odczytywanie i wymiana danych pomiędzy plikami cookies zapisywanymi na urządzeniu Użytkownika a Serwisem są realizowane poprzez wbudowane mechanizmy przeglądarek internetowych i nie pozwalają na pobieranie innych danych z urządzenia Użytkownika lub danych innych witryn internetowych, które odwiedzał Użytkownik, w tym danych osobowych ani informacji poufnych.

3. Pliki cookies mogą być wykorzystywane w celach analitycznych i do poprawy funkcjonalności Serwisu.

4. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce lub całkowicie je wyłączyć.

5. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcje Serwisu.

§4 Google Analytics

1. Serwis ontospsyche.pl może korzystać z Google Analytics, zewnętrznego narzędzia analitycznego dostarczanego przez Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.

2. Google Analytics używa plików cookies w celu analizy korzystania z Serwisu i generowania raportów statystycznych. Dane zbierane przez Google Analytics nie pozwalają na identyfikację poszczególnych użytkowników.

3. Więcej informacje o zasadach przetwarzania danych przez Google Analytics można znaleźć pod adresem: https://policies.google.com/technologies/types?hl=pl.

§5 Kontakt do Administratora

1. Na podstawie Art. 37 RODO, Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych.

2. W sprawach dotyczących przetwarzania danych Użytkownicy/Klienci mogą kontaktować się bezpośrednio z Administratorem, korzystając z adresu e-mail: kontakt@ontospsyche.pl.

§6 Odbiorcy danych osobowych

1. Odbiorcami danych osobowych Użytkowników/Klientów są wyłącznie:

a) podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa,

b) podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi w zakresie:

hostingu,

obsługi Serwisu,

usług IT,

obsługi poczty elektronicznej,

usług księgowych,

usług prawnych,

obsługi płatności internetowych,

dostarczania platform diagnostycznych, które przetwarzają dane osobowe na podstawie umów powierzenia zawartych z Administratorem, zgodnie z art. 28 RODO (w tym platforma Epsilon).

2. w przypadku realizacji płatności online, wszelkie dane dotyczące płatności są przekazywane bezpośrednio przez Użytkownika podmiotowi obsługującemu płatność (np. operator płatności), który przetwarza je w ramach własnej odpowiedzialności i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

3. Informacje uzyskane od dziecka mogą być ujawnione opiekunowi tylko w przypadku zagrożenia zdrowia, bezpieczeństwa lub życia dziecka.

4. Dane osobowe będą przetwarzane w państwach trzecich tylko w niezbędnym zakresie w celu realizacji usług Administratora.

5. Dane osobowe nie będą przekazywane do organizacji międzynarodowych.

6. Dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania ani w innych formach automatycznego podejmowania decyzji dotyczących Użytkowników/Klientów.

§7 Zakres przetwarzanych danych osobowych

1. Anonimowe dane gromadzone automatycznie:

a) adres IP,

b) typ przeglądarki,

c) rozdzielczość ekranu,

d) przybliżona lokalizacja,

e) otwierane podstrony serwisu,

f) czas spędzony na odpowiedniej podstronie serwisu,

g) rodzaj systemu operacyjnego,

h) adres poprzedniej podstrony,

i) adres strony odsyłającej,

j) język przeglądarki,

k) prędkość łącza internetowego,

l) dostawca usług internetowych,

ł) dane demograficzne (przybliżony wiek i płeć – anonimowe, gromadzone w celach statystycznych).

2. Dane służą do rezerwacji wizyty, realizacji usługi, realizacji płatności, prowadzenia dokumentacji, kontaktu z Klientem:

a) imię (imiona) i nazwisko,

b) data urodzenia,

c) adres zamieszkania,

d) adres do korespondencji,

e) numer PESEL, a w przypadku braku numeru PESEL – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało,

f) numer konta bankowego,

g) dane kontaktowe (telefon, adres e-mail),

h) wizerunek (wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usług, bez rejestrowania obrazu i dźwięku),

i) dane szczególnej kategorii (wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług).

j) w przypadku gdy odbiorcą świadczeń psychologicznych jest małoletni – imiona i nazwiska przedstawicieli ustawowych oraz adresy ich miejsc zamieszkania, a w przypadku gdy odbiorcą świadczeń psychologicznych jest osoba ubezwłasnowolniona – imię (imiona) i nazwisko przedstawiciela ustawowego oraz adres jego miejsca zamieszkania.

§8 Cel przetwarzania danych osobowych

Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników i Klientów w następujących celach:

Umożliwienie kontaktu – udzielanie odpowiedzi na zapytania kierowane przez Użytkownika/Klienta za pośrednictwem formularza kontaktowego, e-maila, telefonu lub SMS.

Dokonanie rezerwacji Wizyty oraz realizacja Umowy o świadczenie usług – obsługa formularzy rezerwacyjnych, potwierdzanie terminów oraz organizacja Wizyt.

Realizacja Usług psychologicznych, psychoterapeutycznych i szkoleniowo-rozwojowych – prowadzenie Wizyt stacjonarnych i na odległość.

Przeprowadzenie diagnozy psychologicznej – w tym z wykorzystaniem platform diagnostycznych (np. Epsilon).

Prowadzenie dokumentacji – gromadzenie i archiwizacja danych niezbędnych do świadczenia Usług.

Obsługa płatności i rozliczeń – przetwarzanie danych niezbędnych do realizacji płatności za Usługi oraz wystawiania dokumentów księgowych.

Utrzymanie i analiza Serwisu internetowego – zapewnienie prawidłowego działania Serwisu, obsługa formularzy oraz analiza ruchu na stronie (np. Google Analytics) w celach statystycznych i poprawy funkcjonalności. W ramach tego procesu wykorzystywane są m.in. pliki cookies.

Obsługa zgód osób niepełnoletnich – weryfikacja i przechowywanie zgód prawnych opiekunów w przypadku Klientów niepełnoletnich.

Ochrona życia, zdrowia i bezpieczeństwa – w szczególnych przypadkach (np. zagrożenie życia lub zdrowia) przekazywanie danych osobom uprawnionym lub opiekunom prawnym.

Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami – w sytuacjach spornych, jeśli zajdzie taka potrzeba.

§9 Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

1. Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000)

2. Ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz.U. 2004 nr 171 poz. 1800)

3. Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. 1994 Nr 24 poz. 83)

4. RODO, w szczególności:

a) Umożliwienie kontaktu: zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Wysyłając zapytanie, Użytkownik/Klient wyraża dobrowolną zgodę na przetwarzanie swoich danych w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi.

b) Dokonanie rezerwacji Wizyty oraz realizacja Umowy o świadczenie usług: wykonanie Umowy o świadczenie usług – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

c) Realizacja Usług psychologicznych, psychoterapeutycznych i szkoleniowo-rozwojowych:

wykonanie umowy o świadczenie usług – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

przetwarzanie danych szczególnej kategorii związanych ze świadczeniem usług psychologicznych – art. 9 ust. 2 lit. h RODO.

d) Przeprowadzenie diagnozy psychologicznej:

wykonanie umowy o świadczenie usług – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

przetwarzanie danych szczególnej kategorii związanych ze świadczeniem usług psychologicznych – art. 9 ust. 2 lit. h RODO .

e) Prowadzenie dokumentacji

wykonanie umowy o świadczenie usług – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

obowiązek prawny – art. 6 ust. 1 lit. c RODO (dotyczy np. dokumentów księgowych, podatkowych).

f) Obsługa płatności i rozliczeń

wykonanie umowy o świadczenie usług – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

obowiązek prawny – art. 6 ust. 1 lit. c RODO (dotyczy np. dokumentów księgowych, podatkowych).

g) Utrzymanie i analiza Serwisu internetowego:

prawnie uzasadniony interes administratora polegający na utrzymaniu Serwisu, analizie ruchu i poprawie funkcjonalności – art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

zgoda użytkownika w zakresie plików cookies lub innych podobnych technologii (jeśli wymagana) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

h) Obsługa zgód osób niepełnoletnich: wykonanie umowy o świadczenie usług – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

i) Ochrona życia, zdrowia i bezpieczeństwa: prawnie uzasadniony interes administratora lub ochrona żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą – art. 6 ust. 1 lit. f RODO .

j) Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami: prawnie uzasadniony interes administratora lub ochrona żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą – art. 6 ust. 1 lit. f RODO .

§10 Terminy przechowywania danych osobowych

1. Dane osobowe związane z rezerwacją i realizacją usług będą przechowywane:

a) przez czas trwania umowy o świadczenie Usług,

b) po zakończeniu trwania umowy o świadczenie Usług przez 6 lat lub dłużej, jeśli wymagają tego przepisy prawa.

2. Dane osobowe zawarte w dokumentach księgowych będą przechowywane przez okres 5 lat.

3. W przypadku zapytania kierowanego przez Użytkownika/Klienta za pośrednictwem formularza kontaktowego, e-maila, telefonu lub SMS, dane osobowe przechowywane będą przez czas niezbędny do załatwienia sprawy, w tym do przesłania informacji o wybranych Usługach jednak nie dłużej niż przez 3 miesiące po załatwieniu sprawy. W razie konieczności obrony przed ewentualnymi roszczeniami wobec administratora okres ten może być dłuższy.

4. W przypadku wniesienia reklamacji przez Użytkownika/Klienta dane osobowe są przetwarzane przez czas niezbędny do rozpatrzenia reklamacji oraz nie dłużej niż przez 3 miesiące po zakończeniu postępowania reklamacyjnego chyba, że przepisy prawa nakładają dłuższy okres przechowywania danych.

5. W przypadku podjęcia postępowania wyjaśniającego dotyczącego ewentualnego naruszenia postanowień Polityki, Regulaminu przepisów prawa, zasad współżycia społecznego lub dobrych obyczajów, postępowania w celu dochodzenia roszczeń przez Administratora, Użytkowników/Klientów lub podmioty trzecie, obrony przed roszczeniami Użytkowników/Klientów lub podmiotów trzecich, Administrator może przetwarzać dane osobowe do czasu zakończenia postępowania oraz do upływu terminu przedawnienia roszczeń przez 3 lata, lecz w szczególnych przypadkach przewidzianych prawem okres ten może być dłuższy.

§11 Prawa Użytkowników/Klientów związane z przetwarzaniem danych osobowych

1. Prawo dostępu do danych osobowych – Użytkownikom/Klientom przysługuje prawo uzyskania dostępu do swoich danych osobowych, realizowane na żądanie złożone do Administratora.

2. Prawo do sprostowania danych osobowych – Użytkownikom/Klientom przysługuje prawo żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe lub/oraz uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, realizowane na żądanie złożone do Administratora.

3. Prawo do usunięcia danych osobowych – Użytkownikom/Klientom przysługuje prawo żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia danych osobowych, realizowane na żądanie złożone do Administratora.

Administrator zastrzega sobie prawo wstrzymania realizacji żądania usunięcia danych w celu ochrony prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych – Użytkownikom/Klientom przysługuje prawo ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO, m.in. kwestionowania prawidłowość danych osobowych, realizowane na żądanie złożone do Administratora.

5. Prawo do przenoszenia danych osobowych – Użytkownikom/Klientom przysługuje prawo uzyskania od Administratora, danych osobowych dotyczących Użytkownika/Klienta w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, realizowane na żądanie złożone do Administratora.

6. Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych – Użytkownikom/Klientom przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych w przypadkach określonych w art. 21 RODO, realizowane na żądanie złożone do Administratora

7. Prawo wniesienia skargi – Użytkownikom przysługuje prawo wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. 22 531 03 00.

8. Prawo wycofania zgody – jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, Użytkownikom/Klientom przysługuje prawo wycofania zgody w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania danych dokonanych przed jej cofnięciem. Cofnięcie zgody spowoduje zaprzestanie przetwarzania przez Administratora danych osobowych w celu, w którym zgoda została wyrażona.

9. Wniesienia skargi do organu nadzorczego: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. 22 531 03 00.

10. Powyższe prawa mogą być ograniczone na podstawie przepisów prawa, które nakładają na Administratora obowiązek przechowywania danych osobowych (np. dokumentacja księgowa, dokumentacja niezbędna do rozliczeń podatkowych, dokumentacja dotycząca dochodzenie lub obrony roszczeń).

§12 Zmiany w Polityce Prywatności

1. Polityka prywatności może być aktualizowana i uzupełniania zgodnie z bieżącymi potrzebami Administratora.

2. Zmiany Polityki prywatności mają na celu zapewnienie aktualnej i rzetelnej informacji Użytkownikom/Klientom na temat przetwarzania ich danych osobowych.

3. O wszelkich zmianach Polityki prywatności Użytkownicy/Klienci zostaną poinformowani poprzez zamieszczenie informacji w Serwisie.

4. Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia jej publikacji w Serwisie.